作業効率の悪さを払拭!集中できる環境を作るには?

仕事する上で、作業効率ってかなり重要です。最初は効率よくやろうと思っていても段々「本当に効率がいいのか?」と疑問になってしまうことってありますよね。

 

作業効率がいい時には、いくつかの条件が最低でも揃っているといいことに気付きました。

そのいくつかを紹介したいと思います。

 

集中できる環境がある

作業効率を上げる上で重要なことは、そもそも集中出来る環境があるかということです。

今の環境がどうなのか、下記をチェックしてみてください。

 

・机の上が綺麗

・パソコンのデスクトップが綺麗

・仕事場が綺麗

 

どうでしょうか。

 

集中=気が散らない環境です。机の上が煩雑になっていると目線がふと動いてしまい意識がそっちに行くことがありませんか?仕事が出来る人の多くは机の上は綺麗にしてあります。

必要のない書類など早く断捨離してしまいましょう!

 

同じようにパソコンで仕事をされている方は、デスクトップも意識しなければなりません。

作業効率を考えて、後で整理しようと思う事ってあると思いますが、すぐにフォルダへ入れてください。遠回りのようで、実は堅実な道で仕事の作業効率化には大きく寄与してくれます。

 

仕事場が綺麗、雑音があるかは、これも気が散らないような環境なのかということです。

これって中々難しいと思いますが、、、例えば、ごみがオフィスに落ちているときって素通りしますか?気になった時点でそれを解消しないとどこかのタイミングで頭の中でふっと思い出してしまいます。

 

作業効率が下がることなので、必ず対処しましょう!

 

やるべきことが明確にしてある

やるべきことが明確だと思っていても実は、出来ていないことが多いです。

 

・なんとなくやってないか

・やるべきことが分解されているか

・いつまでにどのくらいやるかを考えておく

 

ここまで細かくしないと実は人間の脳ってうまく使えないんです。

以前も同じようなことを書いた事もあるのですが、

「深く考えなくても作業が出来る状態」を頭の中で作り出す必要があります。

 

なんとなくやってないかというのは、一番は、「メールチェック」などです。

メールチェックする目的自体がなく、なんとなく受信していないか見る。これは作業効率を下げます。仕事上常にチェックして緊急度の高いものが来たら対応しなくちゃと思っている人はいると思いますが、、、そこまで重要かつ緊急の意思決定する内容のメールってありますか?

つまり、いつごろ来るということがわかっている内容のメールであれば、その時間あたりでチェックをするべきです。この場合は、目的意識を持っているので、問題ございません。ただし、それ以外の場合は余計な情報だけ入ってしまって、作業効率を下げるだけです。注意しましょう。

 

やるべきことが分解されているか、これも効率を上げる為に必要なことです。

やるべきことをふわっとさせてないかということで、例えば、請求書を作成するというったやるべきことがあったとします。

 

ただし、その請求書を作るには、

・請求書の参照元を手元に置く

・項目の入力

・請求書の送付準備

 

こういった項目があると思います。3つもタスクがあるのに、一つにまとめてしまっていると

頭があっちこっちいくことがあります。このように細かくすることが重要です。

 

いつまでにやるかを決めるということも本当に重要です。

なんとなくの時間や期間にするとなんとなくで終わります。必ず30分でやりきるとか、時間を区切らないと生産性はあがりません。「ヤバイ!あと一時間で終わらせなければならない資料がある、、」といった時って、ものすごく集中してるなあという経験あると思います。そういった集中できる経験があるのであれば、同じように時間を決めていく。これが重要になってきます。

 

まとめ

 

環境の整理とやるべきことの明確化を意識していくだけで、作業効率は上がってきます。

その他、今後健康面のことも作業効率に影響するので、そこも今度お話したいと思います。